...というと堅苦しく聞こえますがそんなに難しい話ではありません。
====
監査証跡(audit trail)とは情報処理に関する記録であり、とくに取引に関する情報処理において、取引の存在を示す証憑[*1]から、情報処理の結果である財務諸表等の資料までを切れ目なく双方向に辿れるように工夫された 記録（またはその体系）です[*2]。監査証跡の必要性は会計システムにおいて特に強調されま すが、厳格さに差はあれ、他のシステムにおいても本来は必要なものです。
監査証跡を確保する一般的な方法としては、個々の取引に係る伝票に伝票番号を振り、それを手掛かりに複数の帳票や画面上で情報を手 繰れるようにします。こうした明細レベルでの監査証跡性を担保しておくことは、会計システムやその周辺の業務システムを設計する上で 最低限の要請です。
しかし、明細レベルでの監査証跡だけでは、実務上、大変不便なことになりかねません。たとえば、販売管理システムから会計システム に売上取引データを流すケースを想定してみてください。個々の仕切書単位で会計伝票との紐付けができていればそれで良いのでしょうか 。会計システムでは、支店別や事業別に集計した売上高を報告します。報告される売上数値が、販売管理システム側と整合のとれた値であ ることを証明するために、個々の仕切書まで遡って集計しなくてはならないとすると大変な手間です。会計報告の作成（決算）は非常にタ イトなスケジュールで行われますから、取引ごとに照合までせずとも、業績数字の「大枠」が合っているかが一見してわかるような工夫が 必要です。会計数値の検証は一般に個々の取引の検証を積み上げて行うものではなく、大枠をまず押さえておき、次に必要に応じて段階 的に詳細をブレークダウンして行うものなのです。
そのため、会計システムやその周辺の業務システムを設計するときには、２つのレベルの監査証跡をどう確保するかを念頭に置いておく べきです。上の例で言うと、明細レベルでは仕切書No.などを会計伝票上の記入欄（フィールド）にセットして、販売データと会計 取引データの紐付けを図るとともに、月次や期ごとの決算での一連の業務ステップの中で、事業部ごとや支店ごとといった集約レベル で販売管理システム側データと会計システム側データを照合できるような帳票なり画面なりを用意しておくことが好ましいわけです。
システム構築は、プロジェクトごとに責任範囲を分けて遂行されるので、周辺システムとのインターフェースに関しては、受け渡し するデータのフォーマットや項目値、タイミングといった、相手方との接点部分に注意が集中しがちです。それは悪いことではないのです が、そうしたミクロの調整に目鼻がついたら、あらためて両システムを鳥瞰してみて、日々の実際の業務の場面で、何と何の整合性が確認 できればインターフェース処理がOKとみて（ほぼ）間違いがないのか、その確認のための手段は用意されているか、といったことをおさら いしてみることをお勧めします。
